Autor: Team GWG

Was sind interne Sicherungsmaßnahmen?

Als Verpflichtete oder Verpflichteter nach dem Geldwäschegesetz (GwG) haben Sie angemessene geschäfts- und kundenbezogene interne Sicherungsmaßnahmen zu schaffen, um Risiken der Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung durch geeignete Grundsätze, Verfahren und Kontrollen zu steuern und zu mindern.

Interne Sicherungsmaßnahmen sind insbesondere:

1. die Ausarbeitung von internen Grundsätzen, Verfahren und Kontrollen in Bezug auf
   • a) den Umgang mit Risiken von Geldwäsche und von Terrorismusfinanzierung
   • b) die Kundensorgfaltspflichten
   • c) die Erfüllung der Meldepflicht (FIU)
   • d) die Aufzeichnung von Informationen und die Aufbewahrung von Dokumenten
   • e) die Einhaltung der sonstigen geldwäscherechtlichen Vorschriften
2. die Bestellung eines Geldwäschebeauftragten und seines Stellvertreters
3. für Verpflichtete, die Mutterunternehmen einer Gruppe sind, die Schaffung von gruppenweiten Verfahren
4. die Schaffung und Fortentwicklung geeigneter Maßnahmen zur Verhinderung des Missbrauchs von neuen Produkten und Technologien zur Begehung von Geldwäsche und von Terrorismusfinanzierung oder für Zwecke der Begünstigung der Anonymität von Geschäftsbeziehungen oder von Transaktionen
5. die Überprüfung der Mitarbeiter auf ihre Zuverlässigkeit durch geeignete Maßnahmen, insbesondere durch Personalkontroll- und Beurteilungssysteme der Verpflichteten,
6. die erstmalige und laufende Unterrichtung der Mitarbeiter in Bezug auf Typologien und aktuelle Methoden der Geldwäsche und der Terrorismusfinanzierung sowie die insoweit einschlägigen Vorschriften und Pflichten, einschließlich Datenschutzbestimmungen
7. die Überprüfung der zuvor genannten Grundsätze und Verfahren durch eine unabhängige Prüfung, soweit diese Überprüfung angesichts der Art und des Umfangs der Geschäftstätigkeit angemessen ist.

Die internen Sicherungsmaßnahmen bedürfen der Genehmigung der für die Geldwäscheprävention zuständigen Person der Leitungsebene der Kanzlei.

Die Auslagerung der internen Sicherungsmaßnahmen

Die Durchführung interner Sicherungsmaßnahmen können im Rahmen von vertraglichen Vereinbarungen auch an eine (externe) Dritte bzw. an einen (externen) Dritten übertragen werden. Sie müssen die beabsichtigte Auslagerung jedoch vorher der zuständigen Aufsichtsbehörde anzeigen.

Wie das ganze in der Praxis funktioniert

Als Verpflichtete oder Verpflichteter dürfen Sie die internen Sicherungsmaßnahmen im Rahmen von vertraglichen Vereinbarungen durch eine (externe) Dritte bzw. durch einen (externen) Dritten durchführen lassen, wenn Sie dies vorher der Aufsichtsbehörde angezeigt haben. Die Aufsichtsbehörde kann die Übertragung untersagen, wenn

1. Die bzw. der Dritte nicht die Gewähr dafür bietet, dass die Sicherungsmaßnahmen ordnungsgemäß durchgeführt werden,
2. die Steuerungsmöglichkeiten der Verpflichteten beeinträchtigt werden oder
3. die Aufsicht durch die Aufsichtsbehörde beeinträchtigt wird.

Für Sie als Verpflichtete bedeutet dies, dass Sie in Ihrer Anzeige darlegen müssen, dass die Voraussetzungen für eine Untersagung der Übertragung nicht vorliegen. Sie müssen ferner in der Anzeige angeben, welche internen Sicherungsmaßnahmen Gegenstand der Auslagerung sind. Die Anzeige ist vom verpflichteten Unternehmen selbst oder ggf. von dem oder der bestellten Geldwäschebeauftragten vorzunehmen.

Erforderliche Unterlagen

1. Anzeige über die Auslagerung interner Sicherungsmaßnahmen. In der Anzeige muss eindeutig zum Ausdruck gebracht werden, welche internen Sicherungsmaßnahmen Gegenstand der Auslagerung sind. Bei der Auslagerungsanzeige ist darüber hinaus vollständig und schriftlich darzulegen, dass alle Voraussetzungen vorliegen und kein Untersagungsgrund für die beabsichtigte Auslagerung besteht.
2. Nachweise über Anzeigeberechtigung
3. Nachweis
   • über die Bestellung als Geldwäschebeauftragten oder
   • dass die anzeigende Person der Leitungsebene des Unternehmens angehört (z. B Handelsregisterauszug oder Gesellschaftervertrag)
4. Vertrag mit der bzw. dem Dritten. (Kopie der vertraglichen Vereinbarung mit der oder dem Dritten, an die bzw. den die Sicherungsmaßnahmen ausgelagert werden sollen.)
5. Aktueller Auszug aus dem Handelsregister. Eingetragene Firmen reichen bei der Anzeige einen aktuellen Auszug aus dem Handelsregister ein. In Gründung befindliche juristische Personen (GmbH, AG) reichen den Gesellschaftsvertrag bzw. die Satzung ein.

Die Identifikation von Mandanten ist ein wesentlicher Bestandteil der Sorgfaltspflichten einer Steuerberaterkanzlei, um die Integrität des Finanzsystems zu wahren und Geldwäscheaktivitäten vorzubeugen. Das Geldwäschegesetz (GwG) legt klare Richtlinien fest, wie die Identifikation von Mandanten erfolgen soll.  

1. Erfassung der Identitätsdaten
   Zunächst muss die Kanzlei die Identität des Mandanten anhand eines gültigen Ausweisdokuments feststellen. Dazu gehören der vollständige Name, das Geburtsdatum, der Geburtsort, die Staatsangehörigkeit und die Anschrift.
   Bei juristischen Personen wird die für den Mandanten auftretende Person identifiziert und zusätzlich die Firmenbezeichnung, der Sitz der Gesellschaft und die Namen der gesetzlichen Vertreter erfasst, sowie der HR-Auszug, Gründungsdokumente, Gesellschafterliste, Gesellschaftervertrag und ähnliches eingeholt.  
2. Überprüfung der Dokumente 
   Die vorgelegten Dokumente müssen auf Echtheit und Gültigkeit überprüft werden. Dies kann durch persönliche Vorlage oder durch Nutzung von elektronischen Identifizierungsverfahren erfolgen. 
3. Abklärung des wirtschaftlich Berechtigten 
   Bei allen Geschäftsbeziehungen sind zusätzlich die wirtschaftlich Berechtigten zu identifizieren. Bei juristischen Personen handelt es sich hierbei um die natürliche Person, die letztendlich die Kontrolle über die Gesellschaft ausübt oder deren Eigentümer sie ist. Zudem werden bei juristischen Personen Transparenzregisterauszüge verlangt oder eine Abfrage im Transparenzregister durchgeführt und mit den Angaben des Mandanten auf Unstimmigkeiten hin geprüft. 
4. Kontinuierliche Überwachung 
   Die Identifikationsdaten sind nicht nur bei Beginn der Geschäftsbeziehung zu erheben, sondern bei maßgeblichen Änderungen auch zu aktualisieren und kontinuierlich zu überwachen. Änderungen in der Struktur der Gesellschaft oder im Verhalten des Mandanten können Anlass zu weitergehenden Untersuchungen geben. 
5. Dokumentation und Aufbewahrung 
   Alle Schritte der Identifikation müssen dokumentiert und die Unterlagen mindestens fünf Jahre aufbewahrt werden, um bei eventuellen Prüfungen durch die zuständigen Behörden vorgelegt werden zu können.  

Die korrekte Identifikation der Mandanten ist nicht nur eine gesetzliche Anforderung, sondern auch ein wichtiger Beitrag zum Schutz der Kanzlei vor Reputationsrisiken und möglichen Strafen. Durch die Einhaltung der Vorgaben des GwG kann die Kanzlei ihre Integrität und die ihrer Mandanten sicherstellen.

Dieser Beitrag gibt einen Überblick über die grundlegenden Schritte der Mandantenidentifikation gemäß dem Geldwäschegesetz. Für eine umfassende Beratung sollten Sie sich jedoch an einen spezialisierten Rechtsanwalt oder Steuerberater wenden. 

Hier sind die offiziellen Quellen, die sich auf das Geldwäschegesetz in Deutschland beziehen: 

1. Gesetz über das Aufspüren von Gewinnen aus schweren Straftaten (Geldwäschegesetz – GwG)
   Dieses Gesetz definiert die rechtlichen Rahmenbedingungen für die Identifikation von Mandanten in der Steuerberaterkanzlei. 

2. Auslegungs- und Anwendungshinweise zum Geldwäschegesetz:
   Die Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) stellt Hinweise zur Auslegung und Anwendung des GwG bereit, die für alle Verpflichteten nach dem GwG gelten. 

3. Gesetz zur Verbesserung der strafrechtlichen Bekämpfung der Geldwäsche:
   Dieses Gesetz beinhaltet Änderungen und Ergänzungen des GwG und zielt darauf ab, die strafrechtliche Bekämpfung der Geldwäsche zu verbessern. 

Diese Quellen bieten eine detaillierte Einsicht in die gesetzlichen Anforderungen und Verfahrensweisen, die für die Identifikation von Mandanten gemäß dem Geldwäschegesetz relevant sind. Für eine vertiefte Beratung und Anwendung im spezifischen Kontext Ihrer Kanzlei empfehle ich, diese Dokumente genau zu studieren oder einen spezialisierten Rechtsanwalt zu konsultieren. 

In diesem Blogeintrag geht es darum, was unter internen Sicherungsmaßnahmen gem. den Steuerberaterkammern zu verstehen ist, für wen sie verpflichtend sind, was diese beinhalten und warum Kanzleien diese, trotz eventueller Freiwilligkeit, einführen sollten.

Gesetzliche und andere Grundlagen für diesen Eintrag:

• GwG §6
• StBerG §56 und §57
• Auslegungs- und Anwendungshinweise der Steuerberaterkammern

Was sind interne Sicherungsmaßnahmen?

Unter internen Sicherungsmaßnahmen versteht man die Erstellung, Einhaltung, Überwachung und Aktualisierung von Grundsätzen, Verfahren und Kontrollen innerhalb einer Steuerberaterkanzlei zur Steuerung und Minderung von Geldwäsche- und Terrorismusfinanzierungsrisiken.
Die Art und der Umfang hängen dabei von verschiedenen Faktoren ab, u.a.:

• der Größe der Kanzlei
• der Organisationsstruktur
• der Geschäftsstruktur
• der Mandantenstruktur
• dem Dienstleistungsangebot
• sowie der individuellen Gefährdungssituation, die sich aus der internen Risikoanalyse ergibt

Wer muss interne Sicherungsmaßnahmen in seiner Kanzlei implementieren?

Grundsätzlich ist die Ausarbeitung und Implementierung von internen Sicherungsmaßnahmen für Kanzleien verpflichtend, sofern einer der beiden folgenden Punkte gegeben ist:

1. In einer Kanzlei sind mehr als 10 Steuerberater oder andere Angehörige sozietätsfähiger Berufe tätig.
   ► Sprich, ab dem 11. Berufsträger
2. In einer Kanzlei werden überwiegend treuhänderische Tätigkeiten im Sinne des §57 Abs. 3 Nr. 3 StBerG ausgeübt
   ► Gemäß den Auslegungs- und Anwendungshinweisen der Steuerberaterkammern liegt eine überwiegend treuhänderische Tätigkeit vor, wenn mehr als 50% des Gesamtumsatzes einer Kanzlei auf diese Tätigkeit entfallen
   Sollte einer oder beide der oben genannten Punkte auf eine Kanzlei zutreffen, so ist diese verpflichtet interne Sicherungsmaßnahmen in den allgemeinen Geschäftsprozess zu implementieren. Wieso es trotzdem für alle Kanzleien durchaus Sinn macht, lesen Sie unter Punkt 4.

Was beinhalten interne Sicherungsmaßnahmen?

• Ausarbeitung und Aktualisierung von internen Grundsätzen, Verfahren und Kontrollen (§6 Abs. 2 Nr.1 GwG)
• Schaffung und Fortentwicklung geeigneter Maßnahmen zur Verhinderung des Missbrauchs von neuen Produkten und Technologien zur Begehung von Geldwäsche und von Terrorismusfinanzierung oder für Zwecke der Begünstigung der Anonymität von Geschäftsbeziehungen oder von Transaktionen (§6 Abs. 2 Nr. 4 GwG)
• Überprüfung der Mitarbeiter auf ihre Zuverlässigkeit durch geeignete Maßnahmen, insbesondere durch Personalkontroll- und Beurteilungssysteme der Verpflichteten (§6 Abs. 2 Nr. 5 GwG)
• erstmalige und laufende Unterrichtung der Mitarbeiter in Bezug auf Typologien und aktuelle Methoden der Geldwäsche und der Terrorismusfinanzierung sowie die insoweit einschlägigen Vorschriften und Pflichten, einschließlich Datenschutzbestimmungen (§6 Abs. 2 Nr. 6 GwG)
• Überprüfung der zuvor genannten Grundsätze und Verfahren durch eine unabhängige Prüfung, soweit diese Überprüfung angesichts der Art und des Umfangs der Geschäftstätigkeit angemessen ist (§6 Abs. 2 Nr. 7 GwG)
• Einrichtung eines kanzleiinternen Hinweisgebersystem (sog. Whistle-Blowing-System), damit es ihren Mitarbeitern und Personen in einer vergleichbaren Position unter Wahrung der Vertraulichkeit ihrer Identität möglich ist, Verstöße gegen geldwäscherechtliche Vorschriften geeigneten Stellen zu berichten (§6 Abs. 5 GwG)

Warum sollten Kanzleien, die nicht verpflichtet sind interne Sicherungsmaßnahmen durchzuführen, diese in ihren Geschäftsprozess einbinden?

Das Thema Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung kann zuweilen sehr komplex erscheinen. Oft fehlt es Mitarbeitern und Angestellten an der notwendigen Erfahrung, um geldwäscherelevante Sachverhalte frühzeitig zu erkennen und zu reagieren. Durch die Einbindung von internen Sicherungsmaßnahmen wird sichergestellt, dass alle Mitarbeiter innerhalb einer Kanzlei hinsichtlich geldwäscherelevanter Typologien und Vorschriften unterrichtet werden und dadurch die Verpflichteten nach dem GwG unterstützen können.
Unsere Software DS|GwG bietet die geeignete und einfache Implementierung von internen Sicherungsmaßnahmen innerhalb Ihrer Kanzlei. Dadurch sind Sie im Bereich Geldwäscheprävention gut aufgestellt, auf eine Prüfung der Steuerberaterkammer bestens vorbereitet und können sich wieder den relevanteren Themen innerhalb Ihrer Kanzlei widmen. Sprechen Sie uns darauf an!