Kategorie: Geldwäscheprävention

Was sind interne Sicherungsmaßnahmen?

Als Verpflichtete oder Verpflichteter nach dem Geldwäschegesetz (GwG) haben Sie angemessene geschäfts- und kundenbezogene interne Sicherungsmaßnahmen zu schaffen, um Risiken der Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung durch geeignete Grundsätze, Verfahren und Kontrollen zu steuern und zu mindern.

Interne Sicherungsmaßnahmen sind insbesondere:

1. die Ausarbeitung von internen Grundsätzen, Verfahren und Kontrollen in Bezug auf
   • a) den Umgang mit Risiken von Geldwäsche und von Terrorismusfinanzierung
   • b) die Kundensorgfaltspflichten
   • c) die Erfüllung der Meldepflicht (FIU)
   • d) die Aufzeichnung von Informationen und die Aufbewahrung von Dokumenten
   • e) die Einhaltung der sonstigen geldwäscherechtlichen Vorschriften
2. die Bestellung eines Geldwäschebeauftragten und seines Stellvertreters
3. für Verpflichtete, die Mutterunternehmen einer Gruppe sind, die Schaffung von gruppenweiten Verfahren
4. die Schaffung und Fortentwicklung geeigneter Maßnahmen zur Verhinderung des Missbrauchs von neuen Produkten und Technologien zur Begehung von Geldwäsche und von Terrorismusfinanzierung oder für Zwecke der Begünstigung der Anonymität von Geschäftsbeziehungen oder von Transaktionen
5. die Überprüfung der Mitarbeiter auf ihre Zuverlässigkeit durch geeignete Maßnahmen, insbesondere durch Personalkontroll- und Beurteilungssysteme der Verpflichteten,
6. die erstmalige und laufende Unterrichtung der Mitarbeiter in Bezug auf Typologien und aktuelle Methoden der Geldwäsche und der Terrorismusfinanzierung sowie die insoweit einschlägigen Vorschriften und Pflichten, einschließlich Datenschutzbestimmungen
7. die Überprüfung der zuvor genannten Grundsätze und Verfahren durch eine unabhängige Prüfung, soweit diese Überprüfung angesichts der Art und des Umfangs der Geschäftstätigkeit angemessen ist.

Die internen Sicherungsmaßnahmen bedürfen der Genehmigung der für die Geldwäscheprävention zuständigen Person der Leitungsebene der Kanzlei.

Die Auslagerung der internen Sicherungsmaßnahmen

Die Durchführung interner Sicherungsmaßnahmen können im Rahmen von vertraglichen Vereinbarungen auch an eine (externe) Dritte bzw. an einen (externen) Dritten übertragen werden. Sie müssen die beabsichtigte Auslagerung jedoch vorher der zuständigen Aufsichtsbehörde anzeigen.

Wie das ganze in der Praxis funktioniert

Als Verpflichtete oder Verpflichteter dürfen Sie die internen Sicherungsmaßnahmen im Rahmen von vertraglichen Vereinbarungen durch eine (externe) Dritte bzw. durch einen (externen) Dritten durchführen lassen, wenn Sie dies vorher der Aufsichtsbehörde angezeigt haben. Die Aufsichtsbehörde kann die Übertragung untersagen, wenn

1. Die bzw. der Dritte nicht die Gewähr dafür bietet, dass die Sicherungsmaßnahmen ordnungsgemäß durchgeführt werden,
2. die Steuerungsmöglichkeiten der Verpflichteten beeinträchtigt werden oder
3. die Aufsicht durch die Aufsichtsbehörde beeinträchtigt wird.

Für Sie als Verpflichtete bedeutet dies, dass Sie in Ihrer Anzeige darlegen müssen, dass die Voraussetzungen für eine Untersagung der Übertragung nicht vorliegen. Sie müssen ferner in der Anzeige angeben, welche internen Sicherungsmaßnahmen Gegenstand der Auslagerung sind. Die Anzeige ist vom verpflichteten Unternehmen selbst oder ggf. von dem oder der bestellten Geldwäschebeauftragten vorzunehmen.

Erforderliche Unterlagen

1. Anzeige über die Auslagerung interner Sicherungsmaßnahmen. In der Anzeige muss eindeutig zum Ausdruck gebracht werden, welche internen Sicherungsmaßnahmen Gegenstand der Auslagerung sind. Bei der Auslagerungsanzeige ist darüber hinaus vollständig und schriftlich darzulegen, dass alle Voraussetzungen vorliegen und kein Untersagungsgrund für die beabsichtigte Auslagerung besteht.
2. Nachweise über Anzeigeberechtigung
3. Nachweis
   • über die Bestellung als Geldwäschebeauftragten oder
   • dass die anzeigende Person der Leitungsebene des Unternehmens angehört (z. B Handelsregisterauszug oder Gesellschaftervertrag)
4. Vertrag mit der bzw. dem Dritten. (Kopie der vertraglichen Vereinbarung mit der oder dem Dritten, an die bzw. den die Sicherungsmaßnahmen ausgelagert werden sollen.)
5. Aktueller Auszug aus dem Handelsregister. Eingetragene Firmen reichen bei der Anzeige einen aktuellen Auszug aus dem Handelsregister ein. In Gründung befindliche juristische Personen (GmbH, AG) reichen den Gesellschaftsvertrag bzw. die Satzung ein.

Die Identifikation von Mandanten ist ein wesentlicher Bestandteil der Sorgfaltspflichten einer Steuerberaterkanzlei, um die Integrität des Finanzsystems zu wahren und Geldwäscheaktivitäten vorzubeugen. Das Geldwäschegesetz (GwG) legt klare Richtlinien fest, wie die Identifikation von Mandanten erfolgen soll.  

1. Erfassung der Identitätsdaten
   Zunächst muss die Kanzlei die Identität des Mandanten anhand eines gültigen Ausweisdokuments feststellen. Dazu gehören der vollständige Name, das Geburtsdatum, der Geburtsort, die Staatsangehörigkeit und die Anschrift.
   Bei juristischen Personen wird die für den Mandanten auftretende Person identifiziert und zusätzlich die Firmenbezeichnung, der Sitz der Gesellschaft und die Namen der gesetzlichen Vertreter erfasst, sowie der HR-Auszug, Gründungsdokumente, Gesellschafterliste, Gesellschaftervertrag und ähnliches eingeholt.  
2. Überprüfung der Dokumente 
   Die vorgelegten Dokumente müssen auf Echtheit und Gültigkeit überprüft werden. Dies kann durch persönliche Vorlage oder durch Nutzung von elektronischen Identifizierungsverfahren erfolgen. 
3. Abklärung des wirtschaftlich Berechtigten 
   Bei allen Geschäftsbeziehungen sind zusätzlich die wirtschaftlich Berechtigten zu identifizieren. Bei juristischen Personen handelt es sich hierbei um die natürliche Person, die letztendlich die Kontrolle über die Gesellschaft ausübt oder deren Eigentümer sie ist. Zudem werden bei juristischen Personen Transparenzregisterauszüge verlangt oder eine Abfrage im Transparenzregister durchgeführt und mit den Angaben des Mandanten auf Unstimmigkeiten hin geprüft. 
4. Kontinuierliche Überwachung 
   Die Identifikationsdaten sind nicht nur bei Beginn der Geschäftsbeziehung zu erheben, sondern bei maßgeblichen Änderungen auch zu aktualisieren und kontinuierlich zu überwachen. Änderungen in der Struktur der Gesellschaft oder im Verhalten des Mandanten können Anlass zu weitergehenden Untersuchungen geben. 
5. Dokumentation und Aufbewahrung 
   Alle Schritte der Identifikation müssen dokumentiert und die Unterlagen mindestens fünf Jahre aufbewahrt werden, um bei eventuellen Prüfungen durch die zuständigen Behörden vorgelegt werden zu können.  

Die korrekte Identifikation der Mandanten ist nicht nur eine gesetzliche Anforderung, sondern auch ein wichtiger Beitrag zum Schutz der Kanzlei vor Reputationsrisiken und möglichen Strafen. Durch die Einhaltung der Vorgaben des GwG kann die Kanzlei ihre Integrität und die ihrer Mandanten sicherstellen.

Dieser Beitrag gibt einen Überblick über die grundlegenden Schritte der Mandantenidentifikation gemäß dem Geldwäschegesetz. Für eine umfassende Beratung sollten Sie sich jedoch an einen spezialisierten Rechtsanwalt oder Steuerberater wenden. 

Hier sind die offiziellen Quellen, die sich auf das Geldwäschegesetz in Deutschland beziehen: 

1. Gesetz über das Aufspüren von Gewinnen aus schweren Straftaten (Geldwäschegesetz – GwG)
   Dieses Gesetz definiert die rechtlichen Rahmenbedingungen für die Identifikation von Mandanten in der Steuerberaterkanzlei. 

2. Auslegungs- und Anwendungshinweise zum Geldwäschegesetz:
   Die Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) stellt Hinweise zur Auslegung und Anwendung des GwG bereit, die für alle Verpflichteten nach dem GwG gelten. 

3. Gesetz zur Verbesserung der strafrechtlichen Bekämpfung der Geldwäsche:
   Dieses Gesetz beinhaltet Änderungen und Ergänzungen des GwG und zielt darauf ab, die strafrechtliche Bekämpfung der Geldwäsche zu verbessern. 

Diese Quellen bieten eine detaillierte Einsicht in die gesetzlichen Anforderungen und Verfahrensweisen, die für die Identifikation von Mandanten gemäß dem Geldwäschegesetz relevant sind. Für eine vertiefte Beratung und Anwendung im spezifischen Kontext Ihrer Kanzlei empfehle ich, diese Dokumente genau zu studieren oder einen spezialisierten Rechtsanwalt zu konsultieren. 

In diesem Blogeintrag geht es darum, was unter internen Sicherungsmaßnahmen gem. den Steuerberaterkammern zu verstehen ist, für wen sie verpflichtend sind, was diese beinhalten und warum Kanzleien diese, trotz eventueller Freiwilligkeit, einführen sollten.

Gesetzliche und andere Grundlagen für diesen Eintrag:

• GwG §6
• StBerG §56 und §57
• Auslegungs- und Anwendungshinweise der Steuerberaterkammern

Was sind interne Sicherungsmaßnahmen?

Unter internen Sicherungsmaßnahmen versteht man die Erstellung, Einhaltung, Überwachung und Aktualisierung von Grundsätzen, Verfahren und Kontrollen innerhalb einer Steuerberaterkanzlei zur Steuerung und Minderung von Geldwäsche- und Terrorismusfinanzierungsrisiken.
Die Art und der Umfang hängen dabei von verschiedenen Faktoren ab, u.a.:

• der Größe der Kanzlei
• der Organisationsstruktur
• der Geschäftsstruktur
• der Mandantenstruktur
• dem Dienstleistungsangebot
• sowie der individuellen Gefährdungssituation, die sich aus der internen Risikoanalyse ergibt

Wer muss interne Sicherungsmaßnahmen in seiner Kanzlei implementieren?

Grundsätzlich ist die Ausarbeitung und Implementierung von internen Sicherungsmaßnahmen für Kanzleien verpflichtend, sofern einer der beiden folgenden Punkte gegeben ist:

1. In einer Kanzlei sind mehr als 10 Steuerberater oder andere Angehörige sozietätsfähiger Berufe tätig.
   ► Sprich, ab dem 11. Berufsträger
2. In einer Kanzlei werden überwiegend treuhänderische Tätigkeiten im Sinne des §57 Abs. 3 Nr. 3 StBerG ausgeübt
   ► Gemäß den Auslegungs- und Anwendungshinweisen der Steuerberaterkammern liegt eine überwiegend treuhänderische Tätigkeit vor, wenn mehr als 50% des Gesamtumsatzes einer Kanzlei auf diese Tätigkeit entfallen
   Sollte einer oder beide der oben genannten Punkte auf eine Kanzlei zutreffen, so ist diese verpflichtet interne Sicherungsmaßnahmen in den allgemeinen Geschäftsprozess zu implementieren. Wieso es trotzdem für alle Kanzleien durchaus Sinn macht, lesen Sie unter Punkt 4.

Was beinhalten interne Sicherungsmaßnahmen?

• Ausarbeitung und Aktualisierung von internen Grundsätzen, Verfahren und Kontrollen (§6 Abs. 2 Nr.1 GwG)
• Schaffung und Fortentwicklung geeigneter Maßnahmen zur Verhinderung des Missbrauchs von neuen Produkten und Technologien zur Begehung von Geldwäsche und von Terrorismusfinanzierung oder für Zwecke der Begünstigung der Anonymität von Geschäftsbeziehungen oder von Transaktionen (§6 Abs. 2 Nr. 4 GwG)
• Überprüfung der Mitarbeiter auf ihre Zuverlässigkeit durch geeignete Maßnahmen, insbesondere durch Personalkontroll- und Beurteilungssysteme der Verpflichteten (§6 Abs. 2 Nr. 5 GwG)
• erstmalige und laufende Unterrichtung der Mitarbeiter in Bezug auf Typologien und aktuelle Methoden der Geldwäsche und der Terrorismusfinanzierung sowie die insoweit einschlägigen Vorschriften und Pflichten, einschließlich Datenschutzbestimmungen (§6 Abs. 2 Nr. 6 GwG)
• Überprüfung der zuvor genannten Grundsätze und Verfahren durch eine unabhängige Prüfung, soweit diese Überprüfung angesichts der Art und des Umfangs der Geschäftstätigkeit angemessen ist (§6 Abs. 2 Nr. 7 GwG)
• Einrichtung eines kanzleiinternen Hinweisgebersystem (sog. Whistle-Blowing-System), damit es ihren Mitarbeitern und Personen in einer vergleichbaren Position unter Wahrung der Vertraulichkeit ihrer Identität möglich ist, Verstöße gegen geldwäscherechtliche Vorschriften geeigneten Stellen zu berichten (§6 Abs. 5 GwG)

Warum sollten Kanzleien, die nicht verpflichtet sind interne Sicherungsmaßnahmen durchzuführen, diese in ihren Geschäftsprozess einbinden?

Das Thema Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung kann zuweilen sehr komplex erscheinen. Oft fehlt es Mitarbeitern und Angestellten an der notwendigen Erfahrung, um geldwäscherelevante Sachverhalte frühzeitig zu erkennen und zu reagieren. Durch die Einbindung von internen Sicherungsmaßnahmen wird sichergestellt, dass alle Mitarbeiter innerhalb einer Kanzlei hinsichtlich geldwäscherelevanter Typologien und Vorschriften unterrichtet werden und dadurch die Verpflichteten nach dem GwG unterstützen können.
Unsere Software DS|GwG bietet die geeignete und einfache Implementierung von internen Sicherungsmaßnahmen innerhalb Ihrer Kanzlei. Dadurch sind Sie im Bereich Geldwäscheprävention gut aufgestellt, auf eine Prüfung der Steuerberaterkammer bestens vorbereitet und können sich wieder den relevanteren Themen innerhalb Ihrer Kanzlei widmen. Sprechen Sie uns darauf an!

Steuerberater sind nach § 2 Abs. 1 Nr. 12 GwG Verpflichtete nach dem Geldwäschegesetz. Als solche müssen Sie über ein sog. Risikomanagement verfügen. Das Risikomanagement besteht aus zwei wesentlichen Teilen: Der Risikoanalyse und den internen Sicherungsmaßnahmen. Letztere müssen sich aus der Risikoanalyse ableiten lassen.

Eine Risikoanalyse ist eine Art Bestandsaufnahme über die Tätigkeiten einer Kanzlei und der sich daraus ergebenden Risiken in Bezug auf Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung. Diese Pflicht trifft selbständig tätige Steuerberater, seien es „Einzelkämpfer“ oder Teilhaber von Partnerschaften. Bei Steuerberatergesellschaften steht der gesetzliche Vertreter in der Pflicht. Syndikussteuerberater und freie Mitarbeiter müssen nach wohl verbreiteter Auffassung der Steuerberaterkammern keine Risikoanalyse erstellen. Wesentliche Quellen, aus denen sich die relevanten Risikofaktoren ergeben, sind insbesondere im Gesetz ausdrücklich aufgeführten Anlagen 1 und 2 zum Geldwäschegesetz als auch die Informationen, die aufgrund der sog. Nationalen Risikoanalyse zur Verfügung gestellt werden können.

Die Nationale Risikoanalyse ist über die Homepage des Bundesfinanzministeriums online abrufbar (derzeit aktuell noch die Erste Nationale Risikoanalyse 2018/2019 unter:
https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/Broschueren_Bestellservice/2019-10-19-erste-nationale-risikoanalyse_2018-2019.pdf?__blob=publicationFile&v=15

Auch der neueste Jahresbericht der Zentralstelle für Finanztransaktionsuntersuchungen (=Financial Intelligence Unit, kurz: FIU) bringt Aufschluss über konkrete Risiken der Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung (abrufbar über die Homepage des Zolls unter:
https://www.zoll.de/SharedDocs/Downloads/DE/Links-fuer-Inhaltseiten/Fachthemen/FIU/fiu_jahresbericht_2020.pdf?__blob=publicationFile&v=2

Die jeweils zuständigen Steuerberaterkammern stellen als Aufsichtsbehörden ihren Mitgliedern eine Vielzahl von Arbeitshilfen wie etwa „Muster-Risiko-Analysen“ zur Verfügung. Diese können für ein erstes Verständnis, was zu tun ist, hilfreich sein. Es sollte aber darauf geachtet werden, dass als Arbeitsergebnis die „eigene“ Risikoanalyse steht und aus ihr ersichtlich ist, dass man sich mit der eigenen Kanzlei auseinandergesetzt hat. Die Risikoanalyse muss der Steuerberaterkammer auf Verlangen auch vorgelegt werden; in der der aktuellen Fassung.

Die Aufzeichnung der Risikoanalyse hat schriftlich oder elektronisch zu erfolgen (sog. Dokumentation). Entsprechend den Auslegungshinweisen der Steuerberaterkammer muss die Risikoanalyse regelmäßig, mindestens jährlich, aktualisiert werden. Die Erstellung der Risikoanalyse und ihre laufende Aktualisierung verursachen einen erheblichen Zeitaufwand für den Steuerberater.

Mit Hilfe der Softwarelösung DATA Security Compliance können Steuerberater den Zeitaufwand für die Erstellung und laufende Aktualisierung Ihrer individuellen Risikoanalyse deutlich reduzieren. Die Schnittstelle für den Import der Mandantenstammdaten, z. B. aus DATEV mittels DATEVconnect, ist dabei die wesentliche Hilfestellung. Die wesentlichen Prüfungen gegen Branchenrisiken, Drittlandrisiko und z.B. PEP-Status (Politische exponierte Person) können automatisiert durchgeführt und elektronisch aufgezeichnet werden.

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 Quelle: Anwendungs- und Auslegungshinweise zum Geldwäschegesetz (GwG) der Steuerberaterkammer

So setzen Sie die zu den allgemeinen Sorgfaltspflichten nach dem GwG zählende Identifikation des Mandanten richtig um

Je nach Risiko der Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung sind in Bezug auf die Vertragspartner oder Mandanten allgemeine, vereinfachte und verstärkte Sorgfaltspflichten zu beachten. Zu den allgemeinen Sorgfaltspflichten zählt unter anderem die Identifikation des Mandanten und die Überprüfung der Identifikation – ein Thema, mit dem ich mich kürzlich im Rahmen einer Geldwäsche-Analyse bei einer Münchner Kanzlei intensiv beschäftigt habe. Es soll Gegenstand des heutigen Blog-Beitrags sein.

Identifizierung des Mandanten

Der Berufsträger muss den allgemeinen Sorgfaltspflichten nachkommen – und muss damit bereits vor Begründung oder Abschluss einer Geschäftsbeziehung fertig sein. Das heißt, auch die Identifikation des Mandanten muss bereits davor erfolgt sein. Im Einzelfall, wenn es im Geschäftsablauf nicht anders möglich war oder es geschäftsstörend gewesen wäre, kann die Identifikation jedoch auch während der Begründung der Geschäftsbeziehung durchgeführt werden.

Feststellung der Identität des Mandanten

Zur Feststellung der Identität des Mandanten sind folgenden Angaben zu erheben:

Natürliche Personen:

• Vor- und Nachname
• Geburtsort und Geburtsdatum
• Staatsangehörigkeit und eine Wohnanschrift

Juristische Personen (z.B. AG, GmbH, Verein) und Personengesellschaften (z.B. OHG, KG, Partnerschaftsgesellschaft, Gesellschaft bürgerlichen Rechts):

• Firma, Name oder Bezeichnung
• Rechtsform
• Registernummer (falls vorhanden)
• Anschrift des Sitzes oder der Hauptniederlassung
• Namen der Mitglieder des Vertretungsorgans oder der gesetzlichen Vertreter

Hinweis: Ist ein Mitglied des Vertretungsorgans oder der gesetzliche Vertreter eine juristische Person, ist deren Firma, Name oder Bezeichnung, Rechtsform, Registernummer (soweit vorhanden) und Anschrift des Sitzes oder der Hauptniederlassung zu erheben.

Unabhängig von der Rechtsform ist es entsprechend dem Anwendungserlass des Bundes-ministeriums der Finanzen zur Abgabenordnung (AEAO) bei mehr als fünf Vertretern ausreichend, dass lediglich Angaben zu fünf Vertretern erhoben werden, soweit diese in öffentliche Register eingetragen sind bzw. bei denen eine Legitimationsprüfung stattgefunden hat (Ziffer 11.1 k AEAO zu § 154 AO).

Bei Gesellschaften bürgerlichen Rechts ist der Name der Gesellschafter zu erheben – anstatt der Namen der gesetzlichen Vertreter. Umfasst die Gesellschaft mehr als fünf Gesellschafter reicht unter Heranziehung des Rechtsgedankens der Ziffer 11.1 k AEAO zu § 154 AO die Feststellung des Namens von maximal fünf Gesellschaftern aus.

Überprüfung der Identität des Mandanten

Die Identität des Mandanten ist anhand einer der folgenden Dokumente oder Identifizierungsmittel zu überprüfen:

Natürliche Personen:

• gültiger amtlicher Ausweis, der ein Lichtbild des Inhabers enthält und mit dem die Pass- und Ausweispflicht im Inland erfüllt wird, insbesondere Reisepass oder Personalausweis
• Pass- oder Ausweisersatz
• elektronischer Identitätsnachweis nach § 18 des Personalausweisgesetzes oder nach § 78 Abs. 5 des Aufenthaltsgesetzes
• qualifizierte elektronische Signatur, soweit die Anforderungen des § 12 Abs. 1 Sätze 2 und 3 GwG (u.a. Validierung der qualifizierten elektronischen Signatur) erfüllt sind
• nach der Verordnung (EU) Nr. 910/2014 (eIDAS-Verordnung) notifiziertes elektronisches Identifizierungssystem
• Dokumente nach § 1 Abs. 1 der Verordnung über die Bestimmung von Dokumenten, die zur Überprüfung der Identität der nach dem Geldwäschegesetz zu identifizierenden Person zum Zwecke des Abschlusses eines Zahlungskontovertrags zugelassen werden

Für die Identifikation kann auch der Reisepass anstelle des Personalausweises verwendet werden. Wichtig ist dabei jedoch, dass auf der Kopie des Reisepasses die Anschrift ergänzt wird oder diese im Erhebungsbogen dokumentiert wird.

Hinweis: Die Echtheit von Ausweisdokumenten kann geprüft werden unter: https://www.consilium.europa.eu/prado/de/prado-start-page.html

Juristische Personen oder Personengesellschaften:

• Aktueller Auszug aus dem Handels- oder Genossenschaftsregister oder einem vergleichbaren amtlichen Register oder Verzeichnis (z.B. Partnerschaftsregister, Vereinsregister, Berufsregister)
• Gründungsdokumente (z.B. Gesellschaftsvertrag) oder gleichwertige beweiskräftige Dokumente (z.B. bei US-amerikanischen Mandanten „Certificate of Good Standing“ über das Unternehmen)
• eigene dokumentierte Einsichtnahme in ein amtliches Register oder Verzeichnis
• bei Gesellschaften bürgerlichen Rechts: Überprüfung des Namens der Gesellschafter anhand des Gesellschaftsvertrags und der Gesellschafterlisten

Hinweis: Im Falle der Nichtvorlage eines Gesellschaftsvertrages sowie der Gesellschafterlisten sind die einzelnen Gesellschafter der Gesellschaft bürgerlichen Rechts als natürliche Personen zu identifizieren.

Praxistipp: Falls ein Interessent oder Mandant für eine Geschäftsbeziehung oder eine Transaktion nicht in der Kanzlei vorsprechen kann, um die Identifizierung vornehmen zu lassen, ist eine beglaubigte Kopie des Ausweises oder Reisepasses (durch Bank, Notar, Berufsträger) ausreichend. Die Überprüfung der Identität ist durch die Übersendung einer beglaubigten Kopie des Ausweises oder Reisepasses nach der Berufsträgerkammer Hamburg ausreichend.

Der Berufsträger kann einen abwesenden Mandanten auch durch folgende Verfahren identifizieren:

• qualifizierte elektronische Signatur
• Post-Ident Verfahren
• Video-Ident nach BaFin-Standard

Identifizierung der für den Mandanten auftretenden Person

Für den Fall, dass zu einer Mandatsbegründung nicht der Mandant selbst erscheinen kann, sondern ein Bote oder Bevollmächtigter erscheint, muss dieser Vertreter eine Vollmacht vorweisen. Dieser Bote oder Bevollmächtigte muss identifiziert und seine Angaben verifiziert werden. Sollte der Bevollmächtigte oder Bote ein Verpflichteter nach dem Geldwäschegesetz sein, ist keine Identifizierung notwendig (eine Identitätsfeststellung ist keine Identitätsüberprüfung).

Hinweis: Sollte der Bevollmächtigte oder Bote ein Prokurist sein, ist keine Identifikation notwendig. Denn diese kann dem Handelsregisterauszug entnommen werden. Die Prüfung der Vertretungsbefugnis liegt im risikobasierten Ermessen des Berufsträgers.

Praxistipp: Die gesetzlichen Vertreter einer juristischen Person müssen nicht identifiziert werden. Es bleibt dem Berufsträger selbst überlassen, die Identifikation im Rahmen des risikobasierten Ansatzes dennoch durchzuführen. Bei inhabergeführten Unternehmen – der Geschäftsführer ist hier auch der wirtschaftlich Berechtigte – ist hingegen eine Identifikation zwingend notwendig.

Fazit:

Wir empfehlen Ihnen eine kostenlose und unverbindliche Präsentation der Softwarelösung DATA Security Compliance. Sie erhalten dabei einen Überblick über die Anforderungen der Aufsichtsbehörde und erfahren, wie Sie mithilfe dieses Tools die GwG-Richtlinien einfach und pragmatisch umsetzen können. Übrigens: Die DATA Security GmbH ist mit dieser Softwarelösung für den Bereich der Geldwäsche Softwarepartner der DATEV eG und Kooperationspartner des LSWB.

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DATA Security GmbH ist empfohlener Softwarepartner der DATEV eG: https://www.datev.de/web/de/m/marktplatz/ds-gwg/

Wissen Sie, wie die GwG-Prüfung durch die Aufsichtsbehörde (Steuerberaterkammer) abläuft? Lesen Sie dazu meinen nächsten Blog-Beitrag.

Quelle:

• Anwendungs- und Auslegungshinweise zum Geldwäschegesetz (GwG) der Steuerberaterkammer

Erfahren Sie, welche Besonderheiten es bei der Identifizierung des wirtschaftlich Berechtigten zu beachten gilt

Nach dem Geldwäschegesetz müssen unter anderem die wirtschaftlich Berechtigten (wB), die hinter juristischen Personen des Privatrechts, eingetragenen Personengesellschaften, Trusts oder speziellen Treuhandgestaltungen agieren, an ein sogenanntes Transparenzregister gemeldet werden. Wirtschaftlich Berechtigte stehen deshalb auch im Fokus der Geldwäsche-Analyse, wie ich sie kürzlich für eine Steuerkanzlei in Augsburg durchgeführt habe. Erfahren Sie in meinem heutigen Blog-Beitrag, wie der wirtschaftlich Berechtigte nach dem GwG definiert wird und was es bei diesem Thema alles zu beachten gibt.

Begriffsbestimmung

Der Begriff „wirtschaftlich Berechtigter“ im Zusammenhang mit dem Geldwäschegesetz (GwG) kann wie folgt definiert werden: Wirtschaftlich Berechtigte (wB) sind natürliche Personen, in deren Eigentum oder unter deren Kontrolle die betreffende Vereinigung letztendlich steht.

Bei juristischen Personen des Privatrechts und eingetragenen Personengesellschaften gelten natürliche Personen als wirtschaftlich Berechtigte, die unmittelbar oder mittelbar:

• Eigentümer von mehr als 25 % des Kapitals sind
• mehr als 25 % der Stimmrechte kontrollieren oder
• auf vergleichbare Weise Kontrolle ausüben (z. B. als Komplementär oder durch ein Vetorecht)

Werden die Anteile, die Stimmrechte oder eine Kontrolle auf sonstige Weise von einer Vereinigung gehalten oder ausgeübt, gilt als mittelbar wirtschaftlich Berechtigter derjenige, der die Muttervereinigung im konzernrechtlichen Sinne beherrscht. Für eine Beherrschung sind in der Regel Kapitalanteile oder Stimmrechte von über 50 % erforderlich.

Allgemeine Informationen

Die Pflicht zur Feststellung und Identifizierung des wirtschaftlich Berechtigten gibt es allgemein seit 2008. Ihr Ziel ist es, Strohmann-Geschäfte zu verhindern. Deshalb ist bei juristischen Personen eine Ermittlung der Eigentümerstruktur notwendig, um die wirtschaftlich berechtigten Personen zu festzustellen. Diese Ermittlung kann durch eine Befragung des Mandanten erfolgen – wobei die Informationen durch Einsicht in öffentliche Register oder Wirtschaftsdatenbanken überprüft werden können.

Der Mandant selbst hat die Pflicht, den Berufsträger, wie zum Beispiel Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer, darüber zu informieren, ob er für einen wirtschaftlich Berechtigten handelt. Wenn dies der Fall ist, dann ist der Mandant darüber hinaus verpflichtet, die Identität des wirtschaftlich Berechtigten offenzulegen. Der Berufsträger wiederum hat die Pflicht, bei Zweifel an den Angaben des Mandanten zum Thema wB, eine Meldung an die Financial Intelligence Unit (FIU) zu machen.

Praxistipp: Unsere Empfehlung für den Berufsträger ist, seinen Mandanten im Mandantenvertrag darauf hinzuweisen, dass er die wirtschaftlich Berechtigten angeben muss und über Aktualisierungen oder Änderungen informieren soll.

Sonderfall – wirtschaftlich Berechtigter ist nicht ermittelbar

Wenn kein wirtschaftlich Berechtigter ermittelt werden kann, tritt die gesetzliche Fiktion in Kraft. In solchen Fällen ist wirtschaftlich berechtigt:

• der gesetzliche Vertreter
• der geschäftsführende Gesellschafter
• der Partner des Mandanten

Es reicht aus, eine Person als wirtschaftlich berechtigt zu erfassen. Der Berufsträger hat aber die Möglichkeit, gemäß risikobasiertem Ansatz alle wirtschaftlich Berechtigten zu erfassen.

Praxistipp: Der Berufsträger kann sich auf die Aussagen des Mandanten zu den wirtschaftlich Berechtigten verlassen und muss diese Angaben risikobasiert auch nicht unbedingt abprüfen. Dennoch besteht für den Berufsträger die Pflicht (neue Mandantenbeziehungen ab 01.01.2020), einen Transparenzregister Auszug anzufordern.

Feststellung der Identität des wirtschaftlich Berechtigten

Zur Feststellung der Identität des wirtschaftlich Berechtigten hat der Berufsträger zumindest den Namen, das heißt, den Nachnamen und mindestens einen Vornamen, des wirtschaftlich Berechtigten zu erheben. Weitere Identifizierungsmerkmale wie Anschrift, Geburtsdatum und Geburtsort sind hingegen nur dann zu erheben, soweit dies in Ansehung des im Einzelfall bestehenden Risikos der Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung angemessen ist.

Folgende Angaben sind zwingend notwendig und auch ausreichend, wenn beim Mandanten und der Branche ein geringes Risiko vorliegt:

• Name und Vorname

Folgende zusätzliche Daten sollten aufgenommen werden, wenn beim Mandanten und der Branche ein hohes Risiko vorliegt:

• Anschrift
• Geburtsdatum
• Geburtsort
• Ausweiskopie

Praxishinweis: Bei der Identifizierung des wirtschaftlich Berechtigten muss der risikobasierte Ansatz angewendet werden:

• Bezieht sich die Dienstleistung auf Bereiche, die mit einem allgemein geringen Risiko zu betrachten sind, wie zum Beispiel Jahresabschlussarbeiten oder Steuererklärungen, ist es ausreichend, Name und Vorname des wirtschaftlich Berechtigten zu erfassen – vorausgesetzt, es besteht kein Verdacht auf Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung.
• Werden weitergehende Dienstleistungen erbracht, die ein allgemein hohes Risiko mit sich bringen, wie zum Beispiel Treuhand und Vermögensverwaltung, Immobilienmakler-Dienstleistungen sowie für Händler von kostspieligen Gegenständen, sollten weitere Informationen wie Anschrift, Geburtsdatum und Geburtsort (Ausweiskopie) erfasst werden.

Überprüfung der Identität des wirtschaftlich Berechtigten

Der Berufsträger kann die Identität des Mandanten beziehungsweise wirtschaftlich Berechtigten durch Befragung überprüfen. Diese kann er durch eine Dokumentation oder eine Kopie des Ausweises in der Kanzlei belegen. Es ist daher grundsätzlich Sache des Berufsträgers, ob er für die Überprüfung der Identität des wirtschaftlich Berechtigten öffentliche Register wie insbesondere das Transparenzregister nutzt oder die Identität durch Befragung des Mandanten sicherstellt.

Sonderregeln rund um die Identifizierung

Eine Identifizierung ist nicht notwendig, wenn zu einem früheren Zeitpunkt der Mandant beziehungsweise der wirtschaftlich Berechtigte identifiziert wurde und die dabei erhobenen Angaben aufgezeichnet und archiviert wurden. Falls sich jedoch Zweifel ergeben, beispielsweise aufgrund einer neuen Anschrift oder Namensänderung, ist eine neue Identifizierung notwendig. Der Ablauf eines Ausweisdokuments bedeutet nicht automatisch, dass eine neue Identifikation erfolgen muss. Eine Identifikation muss jedoch grundsätzlich auch dann durchgeführt werden, wenn dem Berufsträger der Mandant beziehungsweise der wirtschaftlich Berechtigte persönlich bekannt ist.

Pflicht zur Einsichtnahme in das Transparenzregister bei Neumandaten

Ein Unternehmen (juristische Person) hat die Pflicht, sich im Transparenzregister eintragen zu lassen, wenn die Angaben über die Gesellschaft sowie die Angaben über wB nicht klar und deutlich aus anderen Registern hervorgehen. In diesen Fällen muss das Unternehmen sich im Transparenzregister anmelden und kann diesen Registerauszug dem Berufsträger vorlegen. Sollte das Unternehmen keinen Transparenzregisterauszug vorlegen, muss der Berufsträger für Mandanten ab dem 1. Januar 2020 eine Einsicht im Transparenzregister vornehmen.

Überprüfung anhand des Transparenzregisters

Zur Überprüfung der Angaben zur Identität des wirtschaftlich Berechtigten sollte Einsicht in das elektronische Transparenzregister genommen werden, das unter www.transparenzregister.de zugänglich ist.

Folgende Angaben zu wirtschaftlich Berechtigten sind im Transparenzregister zugänglich:

• Vor- und Nachname
• Geburtsdatum
• Wohnort
• Art und Umfang des wirtschaftlichen Interesses, d.h. Angaben dazu, woraus die Stellung als wirtschaftlich Berechtigter folgt (u.a. Beteiligung an der Gesellschaft)
• Höhe der Kapitalanteile oder der Stimmrechte
• Funktion als gesetzlicher Vertreter der Gesellschaft
• Staatsangehörigkeit

Wichtig: Der Berufsträger muss auch die Identität von wB bei Mandatsbegründung vor dem 1. Januar 2020 nachweisen. Dies kann mithilfe des Transparenzregisters erfolgen.

Um Einsicht im Transparenzregister vorzunehmen, muss der Berufsträger sich registrieren und erklären, dass er dies aufgrund seiner Tätigkeit und seinen Sorgfaltspflichten durchführen muss, das heißt, eine gesetzliche Verpflichtung dazu hat. Er darf dabei jeweils nur fallbezogen einen Mandanten (juristische Person) abfragen. Die Einsichtnahme ist kostenpflichtig.

Praxistipp: Letztendlich sollte der Berufsträger die Angaben, die er durch eine Befragung oder aus einer Registerabfrage erhält, vom Mandanten verifizieren und bestätigen lassen. Eine Einsichtnahme in Wirtschaftsdatenbanken ist ebenfalls möglich. Bei Unstimmigkeiten müssen weitere Recherchen eingeleitet werden. Diese müssen dem Transparenzregister gemeldet werden.

Feststellung der PEP-Eigenschaft des Mandanten oder wirtschaftlich Berechtigten

Der Berufsträger ist verpflichtet, durch angemessene risikoorientierte Verfahren festzustellen, ob es sich bei dem Mandanten oder – soweit vorhanden – dem wirtschaftlich Berechtigten um eine politisch exponierte Person (PEP), ein Familienmitglied dieser Person oder eine ihr nahestehende Person handelt.

Für die Feststellung der PEP-Eigenschaften des Mandanten oder wirtschaftlich Berechtigten können kostenpflichtige Datenbanken kommerzieller Anbieter genutzt werden. Alternativ kann der Steuerberater den Mandanten befragen und die Informationen des Mandanten anhand einer Internetrecherche auf Richtigkeit oder zumindest Plausibilität prüfen. Diese Prüfung muss in angemessenen Abständen (risikobasierter Ansatz) wiederholt werden, um mögliche Veränderungen beim Mandanten oder dem wirtschaftlich Berechtigten feststellen zu können. In beiden Fällen ist eine Dokumentation darüber notwendig.

Fazit:

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Wissen Sie, was bei der Identifizierung des Mandanten berücksichtigt werden muss? Lesen Sie dazu meinen nächsten Blog-Beitrag.

Quellen:

• Transparenzregister Fragen und Antworten zum Geldwäschegesetz (GwG) – Stand 09. Februar 2021 Bundesverwaltungsamt
• Anwendungs – und Auslegungshinweise zum Geldwäschegesetz (GwG) der Steuerberaterkammer
• https://www.zoll.de/DE/FIU/fiu_node.html

Das im Rahmen des Geldwäschegesetzes (GwG) neu eingeführte Transparenzregister erweitert die Handlungspflichten des Steuerberaters

Das Transparenzregister gibt Auskunft über die nach dem Geldwäschegesetz (GwG) wirtschaftlich Berechtigten von Unternehmen. Im Rahmen meiner Geldwäsche-Analyse in einer Münchner Steuerkanzlei stand das Thema Transparenzregister im Fokus sowie die Pflichten des Steuerberaters im Zusammenhang mit dem Geldwäschegesetz. Der zuständige Steuerberater stellte hierzu einige Fragen, die wahrscheinlich auch anderen Kanzleiinhabern auf den Nägeln brennen. In meinem heutigen Blog-Beitrag möchte ich sie kompakt beantworten.

1. Ist der Steuerberater verpflichtet, alle Mandanten im Transparenzregister abzufragen und zu prüfen?

Nein, eine Pflicht zur Abfrage der Mandanten besteht nicht für alle Mandanten. Unter diese Pflicht fallen nur Mandanten (juristische Personen), welche die Kanzlei ab dem 01.01.2020 neu betreut. Somit entfällt die Abfragepflicht für die Mandanten, die bereits vor dem 01.01.2020 eine Geschäftsbeziehung mit der Kanzlei eingegangen sind.

Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, vom Mandanten einen aktuellen Auszug aus dem Transparenzregister anzufordern. Legt der Mandant einen solchen vor, entfällt ebenfalls die Pflicht zur Abfrage im Transparenzregister.

2. Ist die Abfrage im Transparenzregister kostenpflichtig?

Ja, jede Abfrage ist kostenpflichtig. Die genauen Kosten können direkt beim Transparenzregister abgefragt werden.

3. Gibt es für Kanzleien eine technische Erleichterung für die Abfrage der Informationen im Transparenzregister?

Nein, die gibt es noch nicht! Die Betonung liegt auf „noch nicht“, weil die Bundesregierung die Geldwäsche durch höhere Transparenz wirksamer bekämpfen will. Mit dem am 10.02.2021 veröffentlichten Gesetzentwurf des Bundesfinanzministeriums „Entwurf eines Gesetzes zur Änderung des Geldwäschegesetzes (Transparenz-Finanzinformationsgesetz)“ soll das Transparenzregister zum Vollregister ausgebaut werden und der Informationsaustausch zwischen den Beteiligten standardisiert und intensiviert werden.

Im Zuge dieser Umsetzung soll den Verpflichteten nach dem Geldwäschegesetz, also auch Steuerberatern und Wirtschaftsprüfern, ein einfacherer und schnellerer Zugang zum Transparenzregister ermöglicht werden. Es ist zu erwarten, dass das Transparenzregister bald eine elektronische Schnittstelle zur Verfügung stellen wird und sich dann die Abfragen für Steuerberater und Wirtschaftsprüfer wesentlich einfacher gestalten werden, als das heute der Fall ist.

4. Ist die Transparenzregisterpflicht Bestandteil einer Prüfung der Aufsichtsbehörde?

Ja, die Transparenzregisterpflichten werden seitens der Aufsichtsbehörde abgefragt. Die zuständige Aufsichtsbehörde für Steuerberater im Bereich Geldwäscheprävention ist die lokale Steuerberaterkammer. Diese prüft auch nach dem Zufallsprinzip ohne einen konkreten Anlass. Im Prüfungsfragebogen für Geldwäscheprävention stellt die Steuerberaterkammer Fragen hinsichtlich Transparenzregisterpflichten und Unstimmigkeitsmeldungen. Diese Fragen müssen auf jeden Fall seitens des Steuerberaters beantwortet werden. Für deren Bearbeitung und Beantwortung sollte der entsprechende Prozess in der Kanzlei bereits implementiert sein und gelebt werden.

5. Wird die Software DATA Security Compliance die Schnittstelle zum Transparenzregister implementieren?

Die DATA Security GmbH geht davon aus, dass das Transparenzregister bald eine elektronische Schnittstelle zur Verfügung stellen wird. Die Integration der elektronischen Schnittstelle zum Transparenzregister in DATA Security Compliance wird die DATA Security GmbH danach umgehend prüfen und – falls möglich – realisieren.

Fazit:

Bereits heute können Steuerberater und Wirtschaftsprüfer ihre Pflichten nach dem Geldwäschegesetz (GwG) mit Hilfe von DATA Security Compliance einfach und pragmatisch umsetzen und dokumentieren.

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DATA Security GmbH ist empfohlener Softwarepartner der DATEV eG: https://www.datev.de/web/de/m/marktplatz/ds-gwg/

Wissen Sie was ein „wirtschaftlich Berechtigter“ ist und wieso sich Steuerberater und Wirtschaftsprüfer im Rahmen ihrer Pflichten nach dem Geldwäschegesetz mit diesem Thema auseinandersetzen müssen? Sie erfahren es in meinem nächsten Blog-Beitrag!

Quellen:

• Anwendungs- und Auslegungshinweisen zum Geldwäschegesetz (GwG) der Steuerberaterkammer RZ 122 ff.
• www.transparenzregister.de 
• Presseinformation des Bundesfinanzministeriums zum geplanten Transparenz-Finanzinformationsgesetz