Erfahren Sie, welche Besonderheiten es bei der Identifizierung des wirtschaftlich Berechtigten zu beachten gilt
Nach dem Geldwäschegesetz müssen unter anderem die wirtschaftlich Berechtigten (wB), die hinter juristischen Personen des Privatrechts, eingetragenen Personengesellschaften, Trusts oder speziellen Treuhandgestaltungen agieren, an ein sogenanntes Transparenzregister gemeldet werden. Wirtschaftlich Berechtigte stehen deshalb auch im Fokus der Geldwäsche-Analyse, wie ich sie kürzlich für eine Steuerkanzlei in Augsburg durchgeführt habe. Erfahren Sie in meinem heutigen Blog-Beitrag, wie der wirtschaftlich Berechtigte nach dem GwG definiert wird und was es bei diesem Thema alles zu beachten gibt.
Begriffsbestimmung
Der Begriff „wirtschaftlich Berechtigter“ im Zusammenhang mit dem Geldwäschegesetz (GwG) kann wie folgt definiert werden: Wirtschaftlich Berechtigte (wB) sind natürliche Personen, in deren Eigentum oder unter deren Kontrolle die betreffende Vereinigung letztendlich steht.
Bei juristischen Personen des Privatrechts und eingetragenen Personengesellschaften gelten natürliche Personen als wirtschaftlich Berechtigte, die unmittelbar oder mittelbar:
- Eigentümer von mehr als 25 % des Kapitals sind
- mehr als 25 % der Stimmrechte kontrollieren oder
- auf vergleichbare Weise Kontrolle ausüben (z. B. als Komplementär oder durch ein Vetorecht)
Werden die Anteile, die Stimmrechte oder eine Kontrolle auf sonstige Weise von einer Vereinigung gehalten oder ausgeübt, gilt als mittelbar wirtschaftlich Berechtigter derjenige, der die Muttervereinigung im konzernrechtlichen Sinne beherrscht. Für eine Beherrschung sind in der Regel Kapitalanteile oder Stimmrechte von über 50 % erforderlich.
Allgemeine Informationen
Die Pflicht zur Feststellung und Identifizierung des wirtschaftlich Berechtigten gibt es allgemein seit 2008. Ihr Ziel ist es, Strohmann-Geschäfte zu verhindern. Deshalb ist bei juristischen Personen eine Ermittlung der Eigentümerstruktur notwendig, um die wirtschaftlich berechtigten Personen zu festzustellen. Diese Ermittlung kann durch eine Befragung des Mandanten erfolgen – wobei die Informationen durch Einsicht in öffentliche Register oder Wirtschaftsdatenbanken überprüft werden können.
Der Mandant selbst hat die Pflicht, den Berufsträger, wie zum Beispiel Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer, darüber zu informieren, ob er für einen wirtschaftlich Berechtigten handelt. Wenn dies der Fall ist, dann ist der Mandant darüber hinaus verpflichtet, die Identität des wirtschaftlich Berechtigten offenzulegen. Der Berufsträger wiederum hat die Pflicht, bei Zweifel an den Angaben des Mandanten zum Thema wB, eine Meldung an die Financial Intelligence Unit (FIU) zu machen.
Praxistipp: Unsere Empfehlung für den Berufsträger ist, seinen Mandanten im Mandantenvertrag darauf hinzuweisen, dass er die wirtschaftlich Berechtigten angeben muss und über Aktualisierungen oder Änderungen informieren soll.
Sonderfall – wirtschaftlich Berechtigter ist nicht ermittelbar
Wenn kein wirtschaftlich Berechtigter ermittelt werden kann, tritt die gesetzliche Fiktion in Kraft. In solchen Fällen ist wirtschaftlich berechtigt:
- der gesetzliche Vertreter
- der geschäftsführende Gesellschafter
- der Partner des Mandanten
Es reicht aus, eine Person als wirtschaftlich berechtigt zu erfassen. Der Berufsträger hat aber die Möglichkeit, gemäß risikobasiertem Ansatz alle wirtschaftlich Berechtigten zu erfassen.
Praxistipp: Der Berufsträger kann sich auf die Aussagen des Mandanten zu den wirtschaftlich Berechtigten verlassen und muss diese Angaben risikobasiert auch nicht unbedingt abprüfen. Dennoch besteht für den Berufsträger die Pflicht (neue Mandantenbeziehungen ab 01.01.2020), einen Transparenzregister Auszug anzufordern.
Feststellung der Identität des wirtschaftlich Berechtigten
Zur Feststellung der Identität des wirtschaftlich Berechtigten hat der Berufsträger zumindest den Namen, das heißt, den Nachnamen und mindestens einen Vornamen, des wirtschaftlich Berechtigten zu erheben. Weitere Identifizierungsmerkmale wie Anschrift, Geburtsdatum und Geburtsort sind hingegen nur dann zu erheben, soweit dies in Ansehung des im Einzelfall bestehenden Risikos der Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung angemessen ist.
Folgende Angaben sind zwingend notwendig und auch ausreichend, wenn beim Mandanten und der Branche ein geringes Risiko vorliegt:
- Name und Vorname
Folgende zusätzliche Daten sollten aufgenommen werden, wenn beim Mandanten und der Branche ein hohes Risiko vorliegt:
- Anschrift
- Geburtsdatum
- Geburtsort
- Ausweiskopie
Praxishinweis: Bei der Identifizierung des wirtschaftlich Berechtigten muss der risikobasierte Ansatz angewendet werden:
- Bezieht sich die Dienstleistung auf Bereiche, die mit einem allgemein geringen Risiko zu betrachten sind, wie zum Beispiel Jahresabschlussarbeiten oder Steuererklärungen, ist es ausreichend, Name und Vorname des wirtschaftlich Berechtigten zu erfassen – vorausgesetzt, es besteht kein Verdacht auf Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung.
- Werden weitergehende Dienstleistungen erbracht, die ein allgemein hohes Risiko mit sich bringen, wie zum Beispiel Treuhand und Vermögensverwaltung, Immobilienmakler-Dienstleistungen sowie für Händler von kostspieligen Gegenständen, sollten weitere Informationen wie Anschrift, Geburtsdatum und Geburtsort (Ausweiskopie) erfasst werden.
Überprüfung der Identität des wirtschaftlich Berechtigten
Der Berufsträger kann die Identität des Mandanten beziehungsweise wirtschaftlich Berechtigten durch Befragung überprüfen. Diese kann er durch eine Dokumentation oder eine Kopie des Ausweises in der Kanzlei belegen. Es ist daher grundsätzlich Sache des Berufsträgers, ob er für die Überprüfung der Identität des wirtschaftlich Berechtigten öffentliche Register wie insbesondere das Transparenzregister nutzt oder die Identität durch Befragung des Mandanten sicherstellt.
Sonderregeln rund um die Identifizierung
Eine Identifizierung ist nicht notwendig, wenn zu einem früheren Zeitpunkt der Mandant beziehungsweise der wirtschaftlich Berechtigte identifiziert wurde und die dabei erhobenen Angaben aufgezeichnet und archiviert wurden. Falls sich jedoch Zweifel ergeben, beispielsweise aufgrund einer neuen Anschrift oder Namensänderung, ist eine neue Identifizierung notwendig. Der Ablauf eines Ausweisdokuments bedeutet nicht automatisch, dass eine neue Identifikation erfolgen muss. Eine Identifikation muss jedoch grundsätzlich auch dann durchgeführt werden, wenn dem Berufsträger der Mandant beziehungsweise der wirtschaftlich Berechtigte persönlich bekannt ist.
Pflicht zur Einsichtnahme in das Transparenzregister bei Neumandaten
Ein Unternehmen (juristische Person) hat die Pflicht, sich im Transparenzregister eintragen zu lassen, wenn die Angaben über die Gesellschaft sowie die Angaben über wB nicht klar und deutlich aus anderen Registern hervorgehen. In diesen Fällen muss das Unternehmen sich im Transparenzregister anmelden und kann diesen Registerauszug dem Berufsträger vorlegen. Sollte das Unternehmen keinen Transparenzregisterauszug vorlegen, muss der Berufsträger für Mandanten ab dem 1. Januar 2020 eine Einsicht im Transparenzregister vornehmen.
Überprüfung anhand des Transparenzregisters
Zur Überprüfung der Angaben zur Identität des wirtschaftlich Berechtigten sollte Einsicht in das elektronische Transparenzregister genommen werden, das unter www.transparenzregister.de zugänglich ist.
Folgende Angaben zu wirtschaftlich Berechtigten sind im Transparenzregister zugänglich:
- Vor- und Nachname
- Geburtsdatum
- Wohnort
- Art und Umfang des wirtschaftlichen Interesses, d.h. Angaben dazu, woraus die Stellung als wirtschaftlich Berechtigter folgt (u.a. Beteiligung an der Gesellschaft)
- Höhe der Kapitalanteile oder der Stimmrechte
- Funktion als gesetzlicher Vertreter der Gesellschaft
- Staatsangehörigkeit
Wichtig: Der Berufsträger muss auch die Identität von wB bei Mandatsbegründung vor dem 1. Januar 2020 nachweisen. Dies kann mithilfe des Transparenzregisters erfolgen.
Um Einsicht im Transparenzregister vorzunehmen, muss der Berufsträger sich registrieren und erklären, dass er dies aufgrund seiner Tätigkeit und seinen Sorgfaltspflichten durchführen muss, das heißt, eine gesetzliche Verpflichtung dazu hat. Er darf dabei jeweils nur fallbezogen einen Mandanten (juristische Person) abfragen. Die Einsichtnahme ist kostenpflichtig.
Praxistipp: Letztendlich sollte der Berufsträger die Angaben, die er durch eine Befragung oder aus einer Registerabfrage erhält, vom Mandanten verifizieren und bestätigen lassen. Eine Einsichtnahme in Wirtschaftsdatenbanken ist ebenfalls möglich. Bei Unstimmigkeiten müssen weitere Recherchen eingeleitet werden. Diese müssen dem Transparenzregister gemeldet werden.
Feststellung der PEP-Eigenschaft des Mandanten oder wirtschaftlich Berechtigten
Der Berufsträger ist verpflichtet, durch angemessene risikoorientierte Verfahren festzustellen, ob es sich bei dem Mandanten oder – soweit vorhanden – dem wirtschaftlich Berechtigten um eine politisch exponierte Person (PEP), ein Familienmitglied dieser Person oder eine ihr nahestehende Person handelt.
Für die Feststellung der PEP-Eigenschaften des Mandanten oder wirtschaftlich Berechtigten können kostenpflichtige Datenbanken kommerzieller Anbieter genutzt werden. Alternativ kann der Steuerberater den Mandanten befragen und die Informationen des Mandanten anhand einer Internetrecherche auf Richtigkeit oder zumindest Plausibilität prüfen. Diese Prüfung muss in angemessenen Abständen (risikobasierter Ansatz) wiederholt werden, um mögliche Veränderungen beim Mandanten oder dem wirtschaftlich Berechtigten feststellen zu können. In beiden Fällen ist eine Dokumentation darüber notwendig.
Fazit:
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Wissen Sie, was bei der Identifizierung des Mandanten berücksichtigt werden muss? Lesen Sie dazu meinen nächsten Blog-Beitrag.
Quellen: