Erfahren Sie, was im ersten Abschnitt einer Verfahrensdokumentation erfasst werden sollte und warum ein zentrales Archiv auch jenseits einer Betriebsprüfung von großem Vorteil ist
Die Verfahrensdokumentation ist ein Muss für jeden Unternehmer und Freiberufler. In meinem heutigen Blog-Beitrag erfahren Sie, welche Informationen im ersten Abschnitt einer Verfahrensdokumentation erfasst werden sollten und wieso es wichtig ist, die Zuständigkeiten in Ihrem Unternehmen zu regeln, schriftlich festzuhalten sowie die beteiligten Mitarbeiter zu darüber zu informieren.
Zum Inhalt einer Verfahrensdokumentation gehört eine Vielzahl von Unternehmensdaten, insbesondere solche, die die Zuständigkeiten der im Unternehmen tätigen Menschen regeln. In der Verfahrensdokumentation müssen alle für die Besteuerung wichtigen Unternehmensdaten erfasst sein – und zwar so, dass sie vom Betriebsprüfer im Falle einer Betriebsprüfung nachvollziehbar sind. Doch das ist nur der eine Vorteil einer perfekten Verfahrensdokumentation. Der andere große Vorteil ist – auch Sie und Ihre Mitarbeiter profitieren davon, wenn alle relevanten Unternehmensdaten ohne langes Suchen schnell an einem Ort verfügbar sind.
Unternehmensdaten
„Finden, statt suchen“ sollte bei der Zusammenstellung aller wichtigen Unternehmensdaten der Leitgedanke sein. Sammeln Sie deshalb Ihre Unternehmensdaten in der Verfahrensdokumentation an einer Stelle, damit sie bei einer Betriebsprüfung sofort verfügbar sind. Noch entscheidender dabei ist jedoch, dass Sie sich dadurch ein nützliches Arbeitsmittel zur Führung und Rationalisierung Ihres Unternehmens schaffen. Denn die Konzentration auf einen Aufbewahrungsort erhöht die Sicherheit und führt zu einer deutlichen Zeitersparnis. Sie müssen nicht mehr nach diesen Daten suchen – weil Sie wissen, wo sie zu finden sind.
Alles, was Sie unter Verwendung unserer Handlungsanleitungen erledigen, zielt zwar darauf ab, eine möglichst beanstandungsfreie Verfahrensdokumentation für die nächste Betriebsprüfung vorlegen zu können – doch sie generieren damit auch erhebliche Synergieeffekte. Kommt ein Prüfer, wird er nach der Verfahrensdokumentation fragen. Findet keine Betriebsprüfung statt – was sich jeder wünscht – war die Arbeit dennoch nicht umsonst. Denn die Bearbeitung der Verfahrensdokumentation hat unweigerlich dazu geführt, dass Sie alle Prozesse Ihres Unternehmens durchleuchtet und gegebenenfalls optimiert haben. Das heißt, Sie steigern kontinuierlich Ihren wirtschaftlichen Erfolg. Das Erstellen einer Verfahrensdokumentation zahlt sich also aus, auch wenn kein Betriebsprüfer kommt.
Mitgeltende Unterlagen
In diesem Kapitel der Verfahrensdokumentation beschreiben Sie, wie „Mitgeltende Unterlagen“, das sind beispielsweise Erläuterungen über die Zusammenarbeit mit Steuerberatern, EDV-Betreuerin oder IT-Beratern, in Ihre Verfahrensdokumentation einbezogen werden können. Auch Programm- und Programmierbeschreibungen sowie die Bedienerhandbücher der IT-Anbieter sind als „Mitgeltende Unterlagen“ notwendige Bestandteile der Verfahrensdokumentation. Hintergrund ist, dass sich die Digitalisierung zunehmend darauf erstreckt, fertige Abläufe von externen Dienstleistern zu integrieren. Kommt es zu Fehlern in der automatischen Datenübertragung zwischen den IT-Programmen, ist das mit einem beachtlichen Steuerrisiko verbunden. Deshalb gilt es, Organisation und Kontrolle der Schnittstellen besondere Beachtung zu schenken.
Zuständigkeiten Familienmitglieder
In vielen kleineren Unternehmen sind oft Familienmitglieder als Mitarbeiter eingebunden. Ehegatten, Lebenspartner oder erwachsene Kinder erledigen beispielsweise kaufmännischen Arbeiten für das Unternehmen. Das wird auch steuerlich anerkannt, wenn dafür eindeutige Vereinbarungen vorliegen und von diesen auch nicht abgewichen wird. Es muss dabei darauf geachtet werden, dass zwischen dem Anstellungsvertrag und dem Text für die Verfahrensdokumentation inhaltlich kein Widerspruch vorliegt – auch wenn die Dokumente zu unterschiedlichen Zeitpunkten erstellt worden sind.
Die Mitarbeit von Familienangehörigen ist für viele Betriebe unersetzlich. Dabei ist jedoch vor allem auf eine angemessene Vergütungsregelung zu achten – denn Gehaltszahlungen sind als Betriebsausgabe steuerlich absetzbar. Bei vielen Betriebsprüfungen stellt deshalb die Überprüfung der Angemessenheit der Vergütung aus steuerlicher Sicht einen Schwerpunkt dar. Durch eine prüfungssichere Beschreibung der Arbeitsbereiche und Zuständigkeiten in der Verfahrensdokumentation und eine korrekte Durchführung der Anstellungsverträge mit nahen Angehörigen vermeidet man Probleme bei der Betriebsprüfung und vor allem Steuernachzahlungen.
Zuständigkeiten Unternehmensleistung und Mitarbeiter
Die Beschreibung dieses Kapitels der Verfahrensdokumentation hilft, ungenaue Tätigkeitsabgrenzungen zu vermeiden – nämlich durch eine sichere Aufgabenteilung. Das heißt, die Unternehmensleitung erledigt Managementaufgaben und die Mitarbeiter wickeln die laufenden Geschäftsprozesse ab. Eine auf diese Weise sichere Aufgabenteilung gewährleistet auch die rechtzeitige, vollständige und richtige Erledigung der Prozesse.
Die Beschreibung der Zuständigkeiten in der Verfahrensdokumentation gibt Sicherheit und beugt Fehlern vor. Dadurch wird das Rechnungswesen betriebsprüfungssicherer und aufwendige Fehlerbehebungen können so vermieden werden. Eine korrekte Aufgabenzuordnung hat noch einen weiteren, sehr nützlichen Nebeneffekt: Wenn jeder Mitarbeiter seine Aufgaben genau kennt und sie deshalb effektiv erledigen kann, beschleunigt das insgesamt die Geschäftsprozesse und senkt die Kosten.
Datenschutz
Ist in Ihrem Unternehmen bereits eine Beschreibung der Datenschutzregeln vorhanden, so sollte auf diese als „mitgeltende Unterlage“ verwiesen werden. Denn eine doppelte Beschreibung im Bereich Datenschutz und noch einmal in der Verfahrensdokumentation sollte – und das gilt für alle Redundanzen – vermieden werden. Denn das würde doppelten Pflegeaufwand verursachen und die Gefahr von Widersprüchen mit sich bringen.
Das Gleiche gilt in Bezug auf Regelungen zur Datensicherheit: sind sie bereits vorhanden, sollte auch auf diese als „mitgeltende Unterlage“ verwiesen werden. Datenschutz und Datensicherheit gehören eng zusammen. Während es beim Datenschutz, um den Schutz personenbezogener Daten geht, bedeutet Datensicherheit, dass jegliche Daten, nicht nur die personenbezogenen, verfügbar sind, wenn sie gebraucht werden. Beide Prozesse müssen im Unternehmen verantwortungsbewusst „gelebt“ werden – denn ansonsten drohen existenzgefährdende Nachteile.
Der Datenschutz im Unternehmen muss systematisch beschrieben werden. Kleinste Lücken können bereits erhebliche Probleme nach sich ziehen, insbesondere wenn bei Betriebsprüfungen verloren gegangene Unterlagen nicht vorgelegt werden können. Und auch in Sachen Datensicherheit können keine Zugeständnisse gemacht werden. Ein Schaden, der wegen unzureichender Datensicherheit eintritt, macht etwaige kurzfristige Vorteile bedeutungslos. Die tatsächliche Qualität von Datenschutz und Datensicherheit zeigt sich beispielsweise auch im Fall einer Katastrophe wie Brand oder Hochwasser – hoffentlich nie eintretenden Ereignisse.
Aufbewahrungsfristen
Eines gleich vorweggenommen: Die Aufbewahrungspflichten bestehen für Papierdokumente und elektronische Dateien in gleicher Weise. Der Betriebsprüfer kann die Vorlage von Dokumenten, deren Aufbewahrungsfrist nicht abgelaufen ist, im Fall einer Betriebsprüfung verlangen. Der Ablauf wird dabei erheblich erleichtert, wenn der Prüfer die Dokumente findet, die ihm vorgelegt werden müssen. Eine Verfahrensdokumentation dient dabei als wertvolle Hilfe. Aber auch für Ihr Unternehmen bedeutet eine langfristige und systematische Organisation des Archivs, dass ältere Dokumente rasch auffindbar sind. Hinzu kommt, dass man bei der Bearbeitung der Verfahrensdokumentation in der Regel viele Verbesserungsmöglichkeiten für die künftige Organisation der Belegaufbewahrung entdeckt. Das erleichtert die tägliche Arbeit erheblich.
Aufbewahrung Papier
In der Verfahrensdokumentation wird die Aufbewahrung von Rechnungen, Buchungsbelegen, Handels- und Geschäftsbriefen in Papierform beschrieben. Diese Papierbelege sind vor allem als Briefpost, Fernschreiben oder Telegramm zugegangen, wobei Letzteres kaum mehr eine Rolle spielt. Nachrichten per Computer-Fax gelten nicht als Papierdokumente. In der Verfahrensdokumentation werden die Ablageorganisation und die Ablageorte beschrieben. Aus dem jeweiligen Aktenplan ergeben sich die organisatorischen Unterteilungen.
Handels- und Geschäftsbriefe sowie Buchungsbelege in Papierform werden nach den Regeln des Aktenplans abgeheftet und müssen während der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sein. Das ist bei jeder Betriebsprüfung unverzichtbar und – wie bereits ausgeführt – auch für das Tagesgeschäft von hohem Nutzen. Eine bestehende und bewährte Ablageorganisation kann in die Verfahrensdokumentation übernommen werden.
Aufbewahrung Elektronisch
In diesem Kapitel der Verfahrensdokumentation wird die Aufbewahrung von elektronischen Dateien wie Rechnungen, Buchungsbelegen, Handels- und Geschäftsbriefen in elektronischer Form und deren Sichtbarmachung innerhalb der Aufbewahrungsfristen beschrieben. Diese Dokumente sind vor allem mittels E-Mail oder Download elektronisch zugegangen oder sie wurden durch „ersetzendes Scannen“ erstellt, ein an bestimmte Voraussetzungen geknüpfter Scanprozess mit dem Ziel, das originale Papierdokument durch das gescannte Dokument ersetzen zu können. In der Verfahrensdokumentation werden die Ablageorganisation und die Ablageorte beschrieben. Aus dem jeweiligen Aktenplan ergeben sich die organisatorischen Unterteilungen.
Betriebsprüfer können den Zugriff auf die Dateien in Form eines Lesezugriffs oder in Form von bestimmten Auswertungen verlangen. Und auch in Bezug auf die Dateien gilt – unabhängig von den Anforderungen der Finanzverwaltung profitiert das Alltagsgeschäft erheblich, wenn auch ältere Dateien schnell gefunden werden können.
Kontenrahmen
Welcher Kontenrahmen wird verwendet? Wer darf Konten anlegen, verändern oder löschen? Welches Finanzbuchführungsprogramm wird verwendet und wie ist es organisiert, insbesondere in den Bereichen Vorsteuer und Umsatzsteuer? Die Antworten auf diese Fragen sind unverzichtbare Grundangaben für die Finanzbuchführung eines jeden Unternehmens – und werden im entsprechenden Kapitel der Verfahrensdokumentation dargestellt. Die Beschreibung des verwendeten Kontenrahmens ist nach den GoB (Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung) notwendig. Im Kontenrahmen wird bestimmt, auf welchen Sachkonten die Erträge und Aufwendungen eines Unternehmens gebucht werden. Eine Verbuchung auf den richtigen Konten ist Grundlage für die richtige Gewinnermittlung. Schnelle und richtige Auskünfte über die Höhe der Forderungen und Verbindlichkeiten erhält man durch Abfragen von den Personenkonten (Debitoren und Kreditoren). Die Organisation des Kontenrahmens und der Finanzbuchführung und deren Beschreibung in der Verfahrensdokumentation werden in diesem Kapitel besprochen.
Notfallplan Unternehmen
Vorsorge mit dem Ziel, die Tätigkeit des Unternehmens auch nach einem großen Schadensereignis rasch wieder aufzunehmen, ist für jedes Unternehmen unverzichtbar. Eine solide Vorsorge hilft bei der Schadensbegrenzung im Falle eines größten anzunehmenden Unfalls (GAU) und unter Umständen sogar bei der Schadensvermeidung. Aber auch kleinere Störungen lassen sich mit entsprechender Vorsorge leichter überstehen. Die im Kapitel Notfallplan Unternehmen beschriebenen Beispiele sinnvoller Vorsorgemaßnahmen müssen an die jeweiligen Gegebenheiten angepasst werden. Außerdem sind vollständige Inventarverzeichnisse eine gute Voraussetzung für rasche und optimale Schadensregulierung bei Versicherungsfällen.
Ein Notfallplan dient der Beschreibung möglicher Beeinträchtigungen und deren Folgen. Das können Datenpannen, Virenbefall, Bearbeitungsfehler aber auch Fremdeinwirkungen wie Feuer, Wasserschäden, Sturmschäden, Diebstahl, Einbruch und dergleichen sein. Aber auch für Fälle plötzlicher Verhinderung von Menschen, zum Beispiel durch Krankheit oder Unfall, muss Vorsorge getroffen werden. In einem Notfallplan werden die möglichen Risiken beschrieben und Überlegungen zu deren Vermeidung oder der Verminderung der Folgen dargestellt. Ein Notfallplan schützt das Unternehmen. Er soll auch Bestandteil einer Verfahrensdokumentation und eines innerbetrieblichen Kontrollsystems für Steuern, kurz Steuer-IKS, sein.
Notfallplan Unternehmer
Wenn dem Unternehmer etwas zustößt, kann das Unternehmen und in der Folge auch die Versorgung der Familie gefährdet sein. Daher wird in diesem Kapitel ein Notfallplan für den Unternehmer vorgestellt und empfohlen. Dieses Kapitel wird nicht für die Verfahrensdokumentation des Finanzamts benötigt, sondern soll primär dem Unternehmer als Werkzeug für die Unternehmensführung und die Sicherung seines Unternehmens dienen. Gleichzeitig kann der Notfallplan Unternehmer im Rahmen der Verfahrensdokumentation dem Finanzamt zur Verfügung gestellt werden.
Viele Beispiele aus meiner langjährigen Berufspraxis zeigen – es sind oft ganz einfache und nicht unbedingt kostenintensive Maßnahmen, die bereits einen relativ hohen Schutz bringen. Die mit der Beschreibung des Notfallplans Unternehmer verbundenen Überlegungen berühren sämtliche Lebensphasen – von der Geburt eines Kindes bis zum Testament. Es liegt auf der Hand, dass durch Überlegungen dieser Art und deren Verschriftlichung, das Unternehmen auch betriebsprüfungssicherer wird – was keinesfalls das Hauptziel dieses Kapitels ist, aber ein angenehmer Nebeneffekt. Wer nur für das Finanzamt eine Verfahrensdokumentation erstellen möchte, braucht dieses Kapitel nicht. Aber anzuraten ist es dennoch, damit das Wohlergehen von Familienangehörigen und Mitarbeitern nicht in Gefahr gerät, sollte der Unternehmer einen Notfall erleiden oder plötzlich verhindert sein.
Fazit:
Die Erstellung der Verfahrensdokumentation für Ihr Unternehmen ist einfach, wenn Sie sich an die in diesem Blog-Beitrag erläuterte Struktur und Gliederung halten. Die erforderlichen Informationen sind auf jeden Fall vorhanden und müssen lediglich zusammengetragen und verschriftlicht werden. Wichtig ist jedoch – warten Sie nicht damit, sondern beginnen sie gleich mit der Umsetzung. Wir unterstützen Sie dabei: Mit der DATA Security Verfahrensdoku erstellen Sie einfach und schnell Ihre individuelle Verfahrensdokumentation.
Welche Informationen sind im Bereich IT-Infrastruktur und mitgeltende Unterlagen in einer Verfahrensdokumentation zu erfassen? Antworten auf diese Frage lesen Sie in einem unserer nächsten Blog-Beiträge.
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